① 비용 인정과 부가세 공제는 다릅니다
같은 영수증이라도 두 가지를 따로 봅니다. 비용 인정은 법인세·소득세를 줄여 주고, 부가세 공제는 부가세를 줄여 줍니다.
회사 일에 쓴 돈이면 직원 명의 카드로 냈어도 회사 비용이 됩니다. 3만원이 넘는 거래는 카드 영수증·현금영수증·세금계산서 같은 적격증빙이 필요한데, 직원 카드 영수증도 적격증빙으로 인정됩니다. 다만 회사 카드처럼 국세청에 자동으로 모이지 않으므로 영수증을 꼭 보관해야 합니다.
직원 명의 카드도 공제받을 수 있습니다. 조건은 ① 회사 과세사업에 쓴 것 ② 부가세가 따로 적힌 카드 영수증 ③ 부가세 신고 때 신용카드매출전표등 수령명세서 제출 ④ 영수증 보관 ⑤ 판매처가 공제 가능한 유형(아래 표)일 것입니다.
어떤 카드로 내도 부가세 공제가 안 되는 지출
- 거래처 접대비(기업업무추진비)
- 개별소비세가 붙는 승용차(경차 등 제외)의 구입·렌트·주유비·수리비
- 회사 일과 관계없는 개인 지출
법인은 거래처 접대비가 한 번에 3만원(경조사비 20만원)을 넘으면 법인 명의 카드 등으로 내야 비용으로 인정됩니다. 직원 개인카드로 내면 비용에서 빠질 수 있습니다.
회사에서 돌려받은 금액은 회사 비용이라 직원의 신용카드 소득공제 대상이 아닙니다. 직원에게 미리 알려 주세요.
판매처(공급자) 유형별로 이렇게 달라집니다
| 판매처 유형 | 비용 인정 | 부가세 공제 |
|---|---|---|
| 일반과세자 대부분의 식당·문구점·쇼핑몰 | 인정 | 공제 가능 |
| 간이과세자 중 세금계산서를 발급하는 곳 직전 연도 매출 4,800만원 이상 | 인정 | 공제 가능 |
| 간이과세자 중 영수증만 발급하는 곳 직전 연도 매출 4,800만원 미만, 또는 간이과세로 처음 시작한 해 | 인정 | 공제 안 됨 |
| 면세사업자 농산물 가게, 병원, 학원 등 | 인정 | 해당 없음 (부가세가 붙지 않음) |
| 목욕·이발·미용, 택시·버스·기차·항공 같은 여객운송(전세버스 제외), 입장권을 파는 곳 | 인정 | 카드로 내도 공제 안 됨 |
판매처가 일반과세자인지 간이과세자인지는 홈택스 "사업자 상태 조회"에서 사업자등록번호로 확인할 수 있습니다. 어려우시면 영수증만 보내 주세요. 저희가 확인합니다.
- 문구점이 일반과세자 → 10만원은 회사 비용, 부가세 1만원은 공제
- 문구점이 영수증만 발급하는 간이과세자 → 11만원 전부 회사 비용, 부가세 공제는 없음
- 같은 날 택시비 2만원 → 회사 비용으로는 인정, 부가세 공제는 안 됨
② 처리 절차 5단계
가능하면 법인카드나 사업용 카드로 결제합니다. 어쩔 수 없이 직원 개인카드로 냈다면 카드 영수증(매출전표)을 꼭 받으세요. 현금으로 냈다면 회사 사업자등록번호로 지출증빙용 현금영수증을 받습니다.
결제한 직원이 영수증과 지출결의서를 회사에 냅니다. "다음 날까지" 또는 "매주 금요일"처럼 제출 날짜를 정해 두면 빠지는 것이 없습니다. 영수증은 사진으로 내도 되지만 원본도 모아 두세요.
판매처(상호), 사업자등록번호(확인 가능한 경우), 결제일자, 금액, 사용 목적을 적습니다. 사용 목적은 "누구와, 무엇을, 왜"가 보이게 적으세요. 예: "10/3 ○○상사 김과장 미팅 커피". 결제한 카드(직원 이름, 카드 끝 4자리)와 승인자 서명도 남깁니다.
대표님이나 담당자가 영수증과 지출결의서를 확인한 뒤, 회사 통장에서 직원 본인 통장으로 이체합니다. 적요에 "홍길동 10월 경비정산"처럼 적으세요. 현금으로 건네면 기록이 남지 않으니 피하세요.
한 건씩 정산해도 되고, 한 달 치를 모아 한 번에 정산해도 됩니다. 대신 영수증 합계 = 지출결의서 합계 = 이체 금액이 꼭 같아야 합니다. 지출결의서·영수증·이체 내역을 함께 묶어 5년 동안 보관합니다.
- 10/3 택배비 33,000원 · 10/15 문구 55,000원 · 10/22 거래처 미팅 커피 22,000원
- 지출결의서 합계 110,000원 = 영수증 3장 합계 110,000원
- 10/31 회사 통장 → 김○○ 본인 통장 110,000원 이체, 적요 "김○○ 10월 경비정산(3건)"
지출결의서 서식은 자료실에서 내려받을 수 있습니다. 판매처·사업자등록번호·결제일자·금액·사용 목적 칸이 들어 있습니다.
수인세무회계가 하는 일
기장을 맡기신 대표님께는 아래 일을 저희가 챙깁니다.
판매처·사업자등록번호·결제일자·금액·사용 목적 칸이 있는 서식을 드리고, 회사에 맞게 고쳐 드립니다.
직원 카드 영수증을 보고 판매처가 일반과세자인지, 공제가 안 되는 업종인지 확인해 부가세 공제 여부를 가립니다.
직원 카드 사용분은 국세청에 자동으로 모이지 않습니다. 보내 주신 영수증으로 신용카드매출전표등 수령명세서를 만들어 부가세 신고에 넣습니다.
정산 금액을 장부에 넣고, 연말정산 때 회사가 정산해 준 금액이 직원 카드 소득공제에 들어가지 않도록 안내합니다.
자주 묻는 질문
직원 개인카드로 낸 것도 부가세 공제가 되나요?
됩니다. 회사 일에 쓴 것이고, 판매처가 일반과세자 등이며, 부가세가 따로 적힌 카드 영수증을 받고, 부가세 신고 때 신용카드매출전표등 수령명세서에 넣어 영수증을 보관하면 공제받을 수 있습니다. 다만 택시비·미용·입장권처럼 카드로 내도 공제가 안 되는 업종과 접대비, 승용차 유지비는 공제되지 않습니다.
택시비는 비용 처리가 안 되나요?
회사 일로 탄 택시비는 비용으로 인정됩니다. 다만 여객운송업은 카드로 결제해도 부가세 매입세액 공제가 되지 않습니다. 비용 인정과 부가세 공제는 따로 따진다고 기억하세요.
직원이 거래처 접대비를 개인카드로 냈어요.
법인은 한 번에 3만원(경조사비는 20만원)을 넘는 접대비를 법인 명의 카드 등으로 내야 비용으로 인정됩니다. 직원 개인카드로 내면 비용으로 인정받지 못할 수 있으니, 접대는 꼭 법인카드로 해 주세요. 접대비는 어떤 카드로 내든 부가세 공제도 되지 않습니다.
영수증을 잃어버렸어요.
카드로 결제했다면 카드사 앱이나 홈페이지에서 매출전표를 다시 출력할 수 있습니다. 3만원이 넘는 거래인데 적격증빙이 없으면 지출 금액의 2%가 가산세로 붙을 수 있으니, 다시 출력해 지출결의서에 붙여 주세요.
정산은 매번 해야 하나요, 한 달에 한 번 몰아서 해도 되나요?
둘 다 괜찮습니다. 한 달 치를 모아 정산한다면 지출결의서에 건별 내역을 모두 적고, 영수증 합계와 이체 금액이 똑같도록 맞춰 주세요. 금액이 맞지 않으면 남는 돈이 직원 급여로 오해받을 수 있습니다.
직원이 연말정산 때 이 금액을 카드 소득공제에 넣어도 되나요?
안 됩니다. 회사 비용으로 정산받은 금액은 신용카드 소득공제 대상이 아닙니다. 경비로 정산받은 카드 사용액은 연말정산 때 빼도록 직원에게 알려 주세요.
함께 보면 좋은 것
상황을 짧게 남겨 주시면 대표 공인회계사가 확인해 답변드립니다. 카카오톡 문의는 당일 내 답변을 원칙으로 합니다.
근거(2026년 10월 15일 시행 법령 기준): 부가가치세법 제36조 제1항 제2호, 제39조 제1항, 제46조 제3항·시행령 제73조·제88조 제5항~제7항 / 법인세법 제25조 제2항·시행령 제41조 제1항·제6항, 제116조·시행령 제158조 제2항, 제75조의5 / 소득세법 제160조의2·시행령 제208조의2, 제81조의6 / 조세특례제한법 제126조의2 제4항 제1호. 국세청 해석: 전자세원과-847(2009.12.18, 종업원 명의 카드 매입세액공제), 서면인터넷방문상담2팀-1928(2005.11.28, 임직원 명의 카드 적격증빙), 서면-2019-법인-1237(2019.9.18, 임직원 카드 영수증 보관).
작성·검토: 전수인 공인회계사 (수인세무회계 대표, 연세대 졸업 · EY한영회계법인 출신) · 최종 수정 2026-10-15